4 Cara Follow Up Saat Deadline

Saat Anda sedang dikejar deadline dan email yang ditunggu tak kunjung datang, biasanya yang Anda lakukan adalah: bolak balik membuka email, atau bahkan terus menerus meng-klik tombol ‘Inbox’. Betul kan, Mams?

Baik email yang ditunggu adalah data pelengkap dari rekan kerja, menunggu email persetujuan dari atasan, atau email persetujuan kerjasama dari klien, menunggu yang tak pasti di tengah deadline bisa membuat frustasi.

Dari pada frustasi menunggu email yang tak pasti, Anda bisa menanyakan hal tersebut pada yang bersangkutan. Dan berikut ini merupakan 4 tip bagaimana melakukan follow up sebuah email yang tak kunjung direspon.

1. Hindari menulis kata ‘maaf’.

Kalimat seperti ‘Saya tidak bermaksud untuk mengganggu Anda. Saya mohon maaf karena memenuhi email Anda,” dan kalimat permintaan maaf lainnya sebaiknya Anda hindari.

Bila email yang Anda kirim ditujukan bagi manajer HRD, maka ini sah-sah saja dilakukan. Namun bila email yang Anda tunggu memang sudah menjadi hak Anda untuk mendapatkannya, maka kata maaf sangat tidak diperlukan. Dan ada juga tak melakukan kesalahan apapun yang membuat Anda jadi harus minta maaf. Anda memang berhak untuk mendapatkan email balasan tersebut supaya Anda dapat segera ‘move on’ dan melanjutkan pekerjaan Anda yang lain.

2. Buat jadi lebih mudah.

Bila Anda bermaksud akan mengirim email follow up, kemungkinan Anda telah mengirimkan beberapa email sebelumnya. Memang penting bagi orang tersebut untuk mengetahui informasi lengkap mengenai apa saja yang dibutuhkan, namun bila Anda membutuhkan respon cepat, maka sebaiknya Anda mengirimkan email baru yang mencantumkan apa saja yang Anda perlukan dalam email yang singkat namun jelas, tanpa orang tersebut harus membuka-buka email lama dari Anda.

Hindari pula memberi subjek email ‘Following Up’, melainkan apa saja yang Anda butuhkan dari orang tersebut. Gunakan kalimat dan paragraf pendek. Bahkan Anda bisa menggunakan bullet points bila memang itu bisa mempersingkat email Anda. Tak hanya itu saja, bila Anda cukup percaya diri, mencantumkan tenggat waktu email balasan juga bisa Anda cantumkan dengan tulisan yang di bold.

Berikut contohnya:

Dear Mr. Josh,

Sekedar mengingatkan Anda kalau saya masih belum mendapatkan data yang diperlukan untuk laporan proyek bulan lalu. Berikut adalah data yang saya perlukan:

·      Client Growth Chart

·      Client Industries Chart

Saya memerlukan data ini paling lambat hari Jum’at, 9 Desember 2016. Terimakasih.

Regards,

Nadia

3. Coba cara lain.

Bisa dibilang, kita cukup tergantung dengan yang namanya email. Mengingat, email merupakan salah satu cara yang cukup mudah untuk berkomunikasi. Hingga tak mengherankan bila setiap harinya kita dibanjiri oleh email yang berdatangan. Hingga kadang kala, ketika seseorang membaca email dari Anda, mereka hanya membacanya sepintas namun tak langsung membalasnya karena pada saat itu ia juga sambil melakukan pekerjaan yang lainnya. Kebiasaan inilah yang kemudian membuat email Anda jadi terlupakan.

Walau kelihatannya kurang formal, namun bila memang sudah mendekati masa tenggat waktu, mungkin Anda bisa mencoba cara lain, seperti menelepon mereka secara langsung, atau menghampiri meja kerjanya dan menanyakannya secara langsung.

4. Jelaskan langkah selanjutnya.

Walau segala cara di atas telah Anda lakukan, bukan berarti Anda pasti akan segera mendapat respon dari mereka. Namun jangan jadikan ini sebagai penghalang bagi Anda untuk bekerja dengan produktif.

Menjelaskan langkah selanjutnya bisa menjadi cara terakhir Anda apabila cara-cara lain tadi tak juga direspon. Sebutkan pada email yang Anda kirim, apa langkah selanjutnya yang akan Anda lakukan bila sampai tenggat waktu yang diminta, Anda tak juga mendapatkan apa yang Anda minta, seperti pada contoh berikut:

Bila saya belum menerima data yang dibutuhkan hingga tenggat waktu yang ada, maka saya akan menyelesaikan laporan saya tanpa adanya data dari Anda. Saya juga akan menyertakan note yang menjelaskan kalau pada laporan ini tidak terdapat data dari Anda karena hingga tenggat waktu yang ada, saya belum menerima data dari anda.

Cara terakhir tadi tentunya sebisa mungkin dihindari ya, Mamas. Namun bila memang hal tersebut harus dilakukan, maka mau tak mau hal tersebut harus tetap Anda lakukan agar tak membatasi pekerjaan Anda juga nantinya. (Tammy Febriani/KR/Photo: Istockphoto.com)